免費!九大辦公室 PowerApps 助你簡化業務流程

中小企在成長為大企業的過程中,人數倍增是個 「Happy problem」 ── 一個幸福的難題。公司成立的時候,可能只有一個三人團隊,同事要請假或申請報銷洗費,可能用一個 WhatsApp 群組就可以了。但如果公司發展到20、30、甚至是100人的大企業時,就很難再使用這種方法去處理業務流程。不少公司開始轉型時,老闆都會使用一個 Excel 去記錄不同的項目,例如同事哪幾天請了病假,秘書就會用 Excel 去記錄。當同事每個月尾報銷公司洗費時,又用另一個 Excel。久而久之,公司就會有很多不同的檔案了。

一個較大型的企業一般都有以下 9 個不同的系統,令所有事情一體化,更容易管理。

  1. 病假記錄系統
  2. 年假 / 事假記錄系統
  3. 公事消費報銷系統
  4. 預約系統
  5. IT 支援系統
  6. 實時服務支援
  7. 電子目錄
  8. 採購申請系統
  9. 付款申請系統

如果你的公司是剛開始想引入這些系統,一般有兩個方法:第一,是你的團隊中有一位 IT 專才,懂得使用 PowerApps 這類型軟件去建立一個應用程式,給全公司同事使用。第二,就是找一些服務供應商幫忙,而一般公司都會使用同一間服務商來處理,因為你可以要求服務商將不同系統之間連接,更容易找到資料,透明度更高。

因此,這篇文章就來看一看 Microsoft 的合作伙件 ── K-Solve 能為中小企老闆帶來一個怎樣的方案?

K-Solve 怎樣能幫到中小企老闆們?

1. 員工請假系統

  • 試想想:如果你的公司有 5 個員工,兩個在今個月請過病假、兩個請過事假、一個請了產假,若你還在用 Excel 記錄假期的話,是不是會很苦惱?K-Solve 的方案配合了 Microsoft Office 365,只要員工使用公司的應用程式、或更新個人的行事歷,就會自動連結到公司的員工請假系統。
  • 同時,如果加配至專業版,請假的記錄更可以儲存至 Dynamics 365,令會計部同事在月尾更易找回同事資料,方便安排當月薪金。

2. 處理公事的系統

  • 在日常工作中,員工或多或少會花了時間做文書工作,例如每月「Claim 錢」報銷公事的消費、預約會議房間、找 IT 同事維修電腦等等。這些都是生產力較低、但花去員工不少時間的工作。K-Solve 的 PowerApps 可以把這些流程簡單化,例如每個月同事要花半天時間貼上單據報銷費用,變成只要用智能手機中的應用程式,拍下所有需要報銷的單據,就完成了整個程序。餘下的工作,例如辨認單據上的項目及銀碼,就交給 AI 處理。
  • 預約房間及找 IT 同事幫忙亦一樣。相比以前的步驟,使用 K-Solve 的方案對用戶或其他方都有幫助。傳統上,如果需要找 IT 同事幫忙,可能需要先發一個電郵給同事,再致電他確認一下有否收到電郵;而 IT 同事亦可能要先記錄同事的疑問,然後到同事的位置處理問題。現在,這幾個步驟都可以在應用程式上處理,當同事發出一個請求,系統馬上找到最快有空檔的 IT 同事處理問題,而 IT 同事亦不需額外記錄,因為所有記錄已在應用程式系統上。

3. 約見客戶時的簡單應用程式

  • 你有試過外出與客戶開會時,突然發現自己忘記帶產品目錄嗎?但你可能花了 3 個月時間才約到那個客戶,今天他才願意給 15 分鐘時間予你。這個時候,K-Solve 的電子產品目錄就可以救你一命。產品電子目錄,顧名思義,就是可以從應用程式中拿到最新的目錄和產品資料。此方案對於客人或同事來說,也是一個很好的助手。

4. 採購部門的溝通系統

  • 另一個經常需要較多時間處理的公司流程,就是採購及付款申請,即 Purchase 及 Payment Requisition。申請的同事角很多時候都不明白,為甚麼這個流程需要這麼久;但負責審批的同事知道,有些地方想急也急不來,例如當採購申請超過了某個金額,就需要得到大老闆簽名。所以 K-Solve 這套 PowerApps 的系統,令用家一目了然地知道那份申請到了哪一個步驟,如果真的需要去查詢及加快速度,同事就能夠知道哪一位才是正確的負責人。

K-Solve 這個方案的好處就是可以找他們一間供應商,而他們也會用 Microsoft 的同一個平台去建立所有系統,所以耐用性及相容性會更高。

如果有少量的變更,更可以隨時使用 PowerApps 的電腦軟件去作出改動。

評價

總括而言,K-Solve 的這個 app,即是包括所有的 PowerApps 方案,的確可以令迷失的中小企找回方向。最重要是當你遇到了瓶頸,不知道怎樣發展才可以突破業績,又同時沒有大量的資金時,K-Solve 這個方案就可以助你一臂之力了。同時,K-Solve 的方案並不只是一個暫時的解決方案,你可選用基本版或專業版,用家可以在專業版中,把資料儲存至 MS SQL 或 Microsoft Dynamics 365,所以整個系統是可以長期使用的,並不是一個只能解決短期問題的系統!

  • 適合公司規模:10 人以上

  • 適用行業:任何行業

  • 易用度:****

  • 性價比:****

小彩蛋

小編收到消息,現凡購買任何 Microsoft Office 365 或 Dynamics 365 的產品,即可免費選擇一至三個享用 K-Solve 的 PowerApps!

如果你想了解更多,希望知道哪一款 O365 或 D365 適合你的公司,或者你公司的難題可以用哪一款 PowerApps 解決,可以即時聯絡 K-Solve 的專員:3188 3321 / enquiry@K-Solve.com

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